Весьма распространенный вариант приема накладных из файла простого формата (DB, DBF, TXT c любыми разделителями, CVS, XLS (Excel на компьютере пользователя не нужен, используется встроенный интерпретатор XLS-формата). Для осуществления импорта в этом варианте не требуется каких-то специальных настроек и участия программистов, операторы могут самостоятельно провести все операции от начала и до конца.
Данный способ прием накладной поставщика предполагает, что файл-накладная уже доступен на компьютере или в локальной сети, выложен из почты. Для старта оператору необходимо выбрать пункт меню "Импорт накладной <- Общая форма" в меню к кнопке "Импорт накладных" в открытой приходной накладной. Оператор попадает в окно "прием файла".
Здесь необходимо выбрать файл с накладной в поле "Файл", в правой части окна отобразятся первые несколько строк из него в качестве теста. Если оператор увидит отображение в неправильной кодировке, он должен переключиться с варианта "Как есть" на один из альтернативных, тогда произойдет перекодировка данных. В поле "драйвер" нужный вариант обычно выбирается автоматически, однако иногда может потребоваться указание альтернативного драйвера для файлов данного типа. Например, для файлов DBF возможен выбор BDE-драйверов DBase и FoxPro, а также выбор драйвера MS Jet для файлов DBase и FoxPro.
Для предварительного просмотра данных из таблицы можно нажать кнопку "Открыть". После этого (или сразу без использования кнопки "открыть") нужно нажать "Принять", и будет осуществлен переход в следующее окно, очень важное в данном способе приема накладных: "Копирование таблиц":
Здесь мы должны первым делом указать в поле "вариант" название варианта согласования полей. При следующей загрузке файла от этого поставщика мы просто выберем данный пункт из ниспадающего списка, однако первый раз мы должны настроить поля сами.
Замечание по настройкам: файлы настроек хранятся в подкаталоге tab2tab рабочего каталога программы Solaris, файлы имеют простую структуру и носят имена = именам вариантов, их можно легко копировать. Варианты таких настроек можно найти по адресу www.solr.ru/download/solaris/scripts/import_invoices_plugins/tab2tab - файлы без расширений.
Сопоставление полей справа (таблица от поставщика) с полями слева (стандартные поля в solaris) производится простым перетаскиванием мышкой поля из правой части в левую часть на соответствующее поле.
При импорте обратить внимание на особенности ценообразования и налогообложения в программе поставщика, о чем можно справиться у специалистов этой организации. Так, например, важно учитывать, что розница считает базовой ценой продажи и закупки, как правило, цену с НДС, а поставщики за базу берут цену без НДС, поэтому, когда они дают в накладной 2 цены, Цену без налога и Цену с налогом, и обе они будут округлены до 2 знаков, то есть до копеек, то это будет означать, что одна из них неточная, и сумма по ней не скрыжится с распечатками к этим накладным. Поэтому, если правильной является цена с НДС, то достаточно ее сопоставить с полем "Цена" в солярисе, а если правильной является Цена без НДС, то мы должны оставить поле Цена в левой таблице не сопоставленным, а вместо него сопоставить с аналогичным у поставщика поле "Цена без налогов". В этом случае программа при импорте накладной пересчитает цены правильно, и суммы накладных будут совпадать с распечатками.
Замечание: Никогда не берите коды справочников от поставщика. Мы используем собственную кодировку, и если указать коды при импорте, то программа или сгенерирует новые товары с указанными кодами, или примет их на уже существующие, если таковые есть. Поля для сопоставления кодов нужны при выполнении других задач по интеграции, это не работает в описанном здесь варианте импорта накладных от поставщиков.
При выходе из данного диалога программа спросит о сохранении варианта настроек полей, необходимо дать утвердительный ответ. Однако нужно помнить, что необходимо указать вариант настроек, иначе при следующем приеме придется сопоставлять поля заново.
После приема данных из файла оператор попадает в окно "Импорт накладной", где будет производиться согласование кодов справочников, второй этап импорта накладной.