Все пользователи делятся на группы. Все правила распространяются на всю группу. Группа 1 - администраторы баз данных - для них список правил отключен, поскольку не имеет смысла - они могут все!
В системе описывается практически каждый пункт меню. Если пункт запрещен к использованию, то с него снимается галочка и при загрузке программы с пользователями из данной группы соответствующие пункты меню и кнопки будут удалены.
Для уточнения, какие действия разрешаются (запрещаются) пунктом, подведите к нему курсор - появится подсказка, которая попробует пролить на это свет.
Правило задается для всей группы, пользователь может принадлежать только одной из них, но его можно перемещать из группы в группу (захватите мышкой и тащите пользователя в нужную группу).
Кроме пунктов меню в программе можно описать доступ к компонентам общего плана