Торговый учет в пунктах без компьютера

Торговый учет в пунктах без компьютера организуется инвентаризационными ведомостями:

Данная форма поможет при проведении инвентаризации на складе. Изначально программа расчитывает остатки по картотеке, которые будут проверены и откорректированы, если имеются отклонения (для коррекции существует специальная колонка в табличке -"остаток реально"). В результате будет всегда видна сумма отклонения общая, а также собственно недостачи и излишки. После проведения инвентаризации по отклонениям в остатках можно удобно сгенерировать приходную накладную на излишки и/или расходную на списание.

Данная форма - незаменима, если Вы имеете склад, торговый зал или пункт, не имеющий компьютера. Тогда остатки по данному складу в Вашей базе данных будут генерироваться таким образом: (остаток на предыдущую инвентаризацию) + (количество переброшенного на склад товара) - (количество переброшенного со склада товара). Реального остатка по складу мы иметь не будем, пока не проведем инвентаризацию на складе, не сравним текущие остатки в компьютере с реальными остатками и разницу между ними (реально < расчетного) не оформим как расход с данного склада в продажу. Облегчить эту работу поможет данная форма. В ней в одной из колонок будет показан расчетный остаток, который не корректируется оператором, а колонка "остаток реально" изначально тоже будет иметь расчетный остаток, или нулевой остаток (по желанию оператора - дело вкуса). Задача оператора в колонку "реально" поставить текущий реальный остаток, если он не совпадает с тем, что там указано по умолчанию. В конце работы оператор получит сумму остатка расчетного, реального, а также составляющие его разницы - сумму реализации склада и сумму излишков на складе, если таковые имеются. Если по товару имеется недостача, то рекомендуется перед окончательным оформлением инвентаризации оформить эту недостачу в виде отдельной накладной, дабы она не вошла в общую реализацию. Последний этап - автоматически сгенерируется расходная накладная, которой можно дать основание, скажем, "реализация за отчетный период", а также, при необходимости, приходная накладная на излишки.

Практика показывает, что при количестве строк в данной форме ~1500-1700 двое операторов могут по распечатке с указанными там остатками внести это все в компьютер примерно за 30 минут. Если набить руку, то за это время они успеют еще и разок проверить. Таким образом, можно добиться неплохих результатов по складскому учету на складе, не имеющем своего компьютера. Действительно кропотливым трудом останется проведение самой инвентаризации на складе. Однако здесь компьютер может помочь только качеством распечатки, которая, кстати, в данном случае может быть сделана или из формы "картотека" или непосредственно в форме "Инвентаризациия".

По каждому складу результаты инвентаризации после окончания работы можно тут же стереть. Если этого не сделать, то таблица будет автоматически сохранена вплоть до проведения следующей инвентаризации.

Ну и, в общем, любую таблицу в программе можно сохранить во внешнем файле.

Важные переключатели:

• Склад - собственно склад, на котором проводится инвентаризация.
• Рассчитать на.. - дата, на которую мы хотим произвести расчет остатков - бывает, что инвентаризация не окончена, а в базу данных склада уже вводятся изменения следующими днями. Это допустимо, но требуется указывать в этом случае дату расчета остатков.
• Показывать только непроданные - в таблице будут видны только строчки, где расчетный остаток или реальный остаток ненулевые.
• Показывать излишки - будут показаны только товары, на которые остаток реальный указан больше, чем остаток расчетный - это происходит или при ошибке заполнения остатков или при реальном излишке. Такие товары хочется видеть отдельно.
• Сортировка - различные способы сортировки товара в таблице. Удобнее всего пользоваться сортировкой по наименованию, если Ваш товар на систематизирован по группам, иначе удобно сортировать по коду. Важно отметить, что сортировку желательно сохранять до конца инвентаризации, поскольку это облегчит перенос информации с распечатки с указанными там реальными остатками в таблицу в программе - Вам достаточно построчно внести корретировки, изредка проверяя, не сбились ли Вы со строки.

Внизу экрана есть кнопка, временно отключающая автоматический пересчет сумм, поскольку эта операция при большом числе строк будет затягиваться, раздражать и мешать работе.

Также существуют кнопки: "оформить новую ведомость" - удаление данной полностью и формирование новой ведомости; "пересчитать остатки в ведомости" - пересчитать остаток расчетный в ведомости без удаления в ней остальной информации (удобно, если Вы начали вносить реальные остатки, а нужно произвести корректировки); кнопка очистки, то есть удаления данной ведомости; кнопка печати; кнопка "сформировать накладные", то есть - сгенерировать итоговые накладные.

Помните! Результатом инвентаризации будет введение в базу данных итоговых расходных (а может и приходных) накладных, характиризующих выручку на складе, и соответственно изменяющих текущий остаток на складе на реальный остаток, указанный при инвентаризации.

Сначала генерируется инвентаризационная ведомость с остатком по компьютеру (все движение, исключая продажи в пункте).

После этого данная ведомость распечатывается в виде пустографки или другой удобной формы. В распечатку персоналом вручную вносятся реальные остатки в пункте или на складе. После этого остатки вносятся в поле "Остаток реально". Поскольку сортировка на бумаге и в программе будет совпадать, то ввод остатков с листа обычно не занимает много времени. Программа сразу же генерирует разницу остатков компьютерного и реального, которая и составляет сумму выручки, и при наличии - сумму излишков. После окончания ввода данных и проверок программа генерирует накладные (расходные и приходные), которые и являются результатом инвентаризации.

Для дополнительного контроля инвентарные ведомости можно, при желании, хранить в базе данных  после их использования. Для этого необходимо новым ведомостям присваивать новые номера, оставляя старые нетронутыми. 

Обратите внимание, что: нельзя редактировать накладные задним числом, а также списки товаров после создания инвентарной ведомости. Если это все же необходимо, то сгенерируйте ведомость заново. Если Вы ходите сохранить при этом колонку "остаток реально", то нажмите кнопку "пересчитать остатки в ведомости". Но при этом проследите, за правильностью выполнения операции сравнением сумм до и после пересчета. Если редактировать список товаров, (изменять наименование, кодировку товаров), то изменения не отразятся в ведомости, потому что ведомость хранит полный снимок базы на момент генерации, в том числе и наименования товаров. Если этого не учесть и сгенерировать на основании данной ведомости накладные, то можете столкнуться с неожиданными списаниями "несуществующих" товаров, или списаниями в "минус".